Was ist eine Catering Software? 

In der heutigen schnelllebigen Gastronomiebranche ist ein effizientes Management entscheidend für den Erfolg eines guten Cateringunternehmens. Die Nutzung einer Catering Software etabliert sich für im Event-Bereich tätige Unternehmen immer mehr als unverzichtbares Werkzeug. Hierbei geht es darum, die zahlreichen Herausforderungen, die mit der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen verbunden sind, zu bewältigen. Von der Auftragsverwaltung über die Menüplanung bis hin zur Rechnungsstellung – moderne Softwarelösungen bieten eine Vielzahl von Funktionen, die deinen gesamten Catering-Prozess optimieren. 

Diese digitalen Tools ermöglichen dir nicht nur eine verbesserte Organisation und hohe Zeitersparnis, sondern fördern auch die Kommunikation zwischen Caterern und Kunden. Mit der richtigen Catering-Management-Software kannst du als Caterer, Partyservice und Foodtruck-Anbieter nicht nur deine Effizienz steigern, sondern auch die Kundenzufriedenheit erhöhen, indem du Kundenwünsche schneller erfassen und umsetzen kannst. Wir von CaterSmart haben uns intensiv mit den Anforderungen der Branche auseinandergesetzt und so eine Lösung geschaffen, mit der Caterer optimal arbeiten können. Doch was genau kann ist eine Catering Software eigentlich?

Definition einer Catering Software

Eine Catering-Management-Software sollte idealerweise eine spezialisierte web- oder cloudbasierte Lösung sein, die deinem Catering- und Partyservice Unternehmen hilft, deine Prozesse nutzbringend zu steuern. Sie ermöglicht unter anderem eine vereinfachte Veranstaltungsplanung, Kundenverwaltung und Catering-Buchung. Mit modularen Funktionen kannst Du die spezifischen Anforderungen deines Unterenehmens genau anpassen, von der Erstellung von Angeboten und Rechnungen bis zur Verwaltung des Inventars. Auch Benachrichtigungen und Zahlungs-Optionen können Bestandteil einer Catering Software sein, ebenso wie ein integriertes Warenwirtschaftssystem.

Mit einer Online-Lösung wie von CaterSmart wird die Verwaltung von Aufträgen und Bestell- und Menükosten erheblich vereinfacht. Durch mobile Zugriffsmöglichkeiten hast Du als Nutzer auch von unterwegs aus Zugriff. Die vielfältigen Tools ermöglichen es dir, deineTerminplanung effizient zu verwalten und dabei Zeit zu sparen, wo immer es möglich ist. Als CRM, also als Customer Relationship Management, zielt eine Catering-Software darauf ab, als praktisches Tool zur Kundenverwaltung gleichzeitig die Kundenkommunikation und Kundengewinnung einfacher zu gestalten – und die Kundenbindung zu erhöhen. Mit einem fortschrittlichen CRM wie es in CaterSmart integriert ist hast du alle Informationen zu deinen Kunden schnell und übersichtlich zur Hand!

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Funktionen und Vorteile einer Catering Software

Die Funktionen und Vorteile einer Software für Catering sind vielfältig und entscheidend für die Zukunft deines Catering-Unternehmens. Mit einer cloudbasierten Software wie von CaterSmart kannst du deine Terminplanung und Kundenverwaltung lukrativ administrieren. Unsere Lösung ermöglicht es dir, Buchungen und Zahlungen ortsunabhängig zu organisieren und dein Business effektiv zu steuern. Zudem bieten viele Module und Schnittstellen wie ein Warenwirtschaftssystem (via MouseClick) die Möglichkeit, deinen Umsatz zu steigern, neue Zielgruppen zu erreichen, deine Veranstaltungsorte online buchen zu lassen, und vieles mehr.

In einem kostenlosen Kennenlerngespräch zeigen wir dir gerne, wie unsere Software CaterSmart dir helfen kann, auf anstehende Partys und Events optimal vorbereitet zu sein. Durch die kinderleichte Erstellung von digitalen Angeboten und die Verwaltung der Bestell- und Menükosten wird der gesamte Prozess erheblich einfacher. Plane Events noch besser, indem du optional ein Warenwirtschaftssystem integrierst, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Zeitersparnis bei der Auftragserstellung

Unsere Catering-Software macht es deinem Kunden leicht, seine Wünsche für ein Buffet vorab zu übermitteln. Der Kunde kann sich online mit deinem Angebot vertraut machen und so seine gewünschte Vorauswahl treffen. Die Catering-Management-Software von CaterSmart berücksichtigt hierbei sowohl seine als auch deine Anforderungen an ein Catering. So kann der Kunde etwa:

• Ein zur Vorauswahl gestelltes Buffet auswählen oder ein Buffet anhand verschiedener Komponenten selbst zusammenstellen
• Die Anzahl der Gäste und das gewünschte Budget angeben
• Produktoptionen wie z.B. vegane Alternativen einstellen
• Spezielle Extrawünsche nennen wie etwa auch auf Allergien und Unverträglichkeiten hinweisen
• Zusätzliche Dienstleistungen auswählen, etwa die Buchung eines Veranstaltungsortes vornehmen oder Servicepersonal, Geschirr und Dekoration mit ordern
• Das Buffet zur Lieferung, Abholung oder in deiner Veranstaltungslocation bestellen
• Sein Wunschcatering sofort online Bestellen und entweder anfragen oder sogar gleich bezahlen
• Ein von dir erstelltes Angebot digital unterzeichnen

Viele Caterer haben hier die Sorge, den persönlichen Kundenkontakt zu verlieren. Doch keine Angst – durch die Anfrage-Funktion hast du auch die Möglichkeit, mit dem Kunden noch einmal Kontakt aufzunehmen und Details mit deinen Kunden abzusprechen. Der Vorteil ist: Du fängst das Gespräch nicht bei 0 an und hast schon alle wichtigen Infos zum Event deines Kunden in digitaler Form. 

Da der Kunde dir schon eine ganze Reihe an Informationen gegeben hat, wie etwa die Gästezahl, das Budget und die entsprechenden Speisewünsche, kannst du hier im Gespräch perfekt ansetzen. Und Menschen lieben es, wenn sie selbst etwas zusammenstellen und kreieren und sie deine Catering-Preise und Verfügbarkeiten vorab transparent sehen können. Du siehst, es ist ganz einfach, mit Hilfe der Catering Software Aufträge zu erstellen und verwalten. Ihr profitiert hier also beide von der Catering Software!

Möchtest du mehr über die Möglichkeiten unserer Software erfahren? Dann vereinbare jetzt einen Termin!

Teamarbeit für deinen Vorteil

Eine Cateringsoftware kann auch die Warenwirtschaft auf verschiedene Weise vereinfachen, indem sie wichtige Prozesse automatisiert, optimiert und die Transparenz verbessert. Wir von CaterSmart arbeiten eng mit unserem Partner MouseClick zusammen, der eine hervorragende Lösung für das Warenwirtschaftssystem für Caterer entwickelt hat. Die von uns angebotene Schnittstelle eignet sich perfekt besonders für größere Catering-Unternehmen, die besondere Anforderungen an Themen wie Lagerhaltung und Lieferanten haben. 

MouseClick hilft dabei, die Warenwirtschaft durch Automatisierung, präzise Bedarfsplanung, optimierte Lagerverwaltung und Datenanalysen zu verbessern. Diese Partnerfunktion führt zu einer lukrativeren Bestandsverwaltung, Kostenkontrolle und einer Reduzierung von Lebensmittelverschwendung. Wir von CaterSmart ergänzen dieses System, um dein Angebot online bestmöglich zu präsentieren. Wenn Du bereits MouseClick nutzt, und auf der Suche nach einer Web-Shop Erweiterung bist, ist CaterSmart die perfekte Ergänzung für Dich. 

Du nutzt MouseClick bereits und möchtest mehr zu unserer Schnittstelle und unserem E-Commerce-Angebot erfahren? Ruf uns an!

Die Nutzung von KI in unserer Catering-Software

Die Nutzung von Künstlicher Intelligenz macht vor keiner Branche halt. Auch wir haben erkannt, dass KI in Zukunft immer wichtiger wird. Damit du deine Angebote schneller erstellen kannst und weniger Zeit für ein Onboarding benötigst, stellen wir dir auch hier hilfreiche Tools zur Seite. Mit unserem KI-Textgenerator kannst du deine Speisen und Angebote nicht nur beschreiben, sondern so präsentieren, dass deinem Kunden schon beim Lesen das Wasser im Mund zusammenläuft! Und mit unserem KI-Foodfotografie Tool erstellst du Bilder deiner Speisen, ohne dass du einen teuren Fotografen bezahlen musst. Beide Tools sind super einfach zu bedienen, du kannst aber natürlich auch auf eigene Texte und Fotos zurückgreifen!

Wie kann mir eine Catering Software bei steuerlichen Themen helfen?

Eine cloud-basierte Software für Cateringunternehmen kann auch steuerliche Aspekte unterstützen und erheblich vereinfachen. Durch die Automatisierung von Abläufen und die Integration von steuerlichen Prozessen lassen sich Fehler minimieren, die Effizienz steigern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen. Mit der Catering Software von CaterSmart lassen sich steuerkonforme Rechnungen mit dem jeweils gültigen Mehrwertsteuersatz automatisiert und GoBD-konform erstellen. Und mit unseren Optionen für direkte Online-Zahlungen erleichterst du dir gleichzeitig deinen Buchhaltungsaufwand!

Nachteile vieler Catering Softwares

Nicht jede Catering-Software bietet nur Vorteile. Wir bei CaterSmart haben uns intensiv mit den auf Markt bestehenden Lösungen auseinandergesetzt. Hier haben wir in enger Zusammenarbeit mit professionellen Caterern die Nachteile vieler Systeme angeschaut und innovative Lösungen entwickelt, um unser Produkt optimal auf die Anforderungen der Branche zuschneiden zu können. Häufige Probleme und Risiken, die uns aufgefallen sind, lagen etwa in folgenden Bereichen:

1. Hohe Kosten

• Hohe Einstiegskosten: Manche Softwarelösungen für Caterer kamen mit hohen Kosten besonders für die zeitaufwendige Implementierung oder spezieller Hardware einher.

2. Einarbeitungszeit und Schulungsaufwand

• Komplexität der Software: Bei einigen Anbietern ist die zugrunde liegende Software zwar umfassend, jedoch sehr veraltet. Die Bedienung ist nicht gerade auf intuitive Nutzerfreundlichkeit ausgerichtet.

3. Abhängigkeit von Technik

• Datenverlust: Bei einer unzureichenden Backup-Strategie besteht das Risiko von Datenverlusten, etwa durch Cyberangriffe, Hardware-Ausfälle oder Softwarefehler. Eine gute Datensicherung ist unerlässlich, erfordert aber zusätzliche Maßnahmen.

4. Das Produkt entspricht nicht den Anforderungen

• Eingeschränkte Flexibilität: Einige Softwarelösungen sind in ihrer Struktur und Funktionalität festgelegt und bieten nur begrenzte Anpassungsmöglichkeiten. Das kann für Unternehmen problematisch sein, die sehr spezifische oder wechselnde Anforderungen haben. Produkte, die nicht cloud- oder webbasiert sind, bieten zudem in der Regel keinen flexiblen und ortsunabhängigen Zugang zum System.

CaterSmart im Vergleich zu anderen Softwarelösungen für Caterer

CaterSmart ist eine innovative cloudbasierte Software für Caterer, die im Vergleich zu anderen Lösungen viele Vorteile bietet. Unser Produkt ist nicht nur super leicht zu bedienen, es ermöglicht dir, dein Inventar effizient zu verwalten, Catering-Angebote, Buchungen und Zahlungen komplett zu automatisieren und deine Eventplanung zu vereinfachen.

Die Vorteile von CaterSmart im Überblick

• Leicht zu bedienen: Die Nutzerfreundlichkeit steht für uns immer an erster Stelle. Wir sind hier, um Prozesse zu vereinfachen – nicht um sie noch komplizierter zu machen!
• Ortsunabhängiger Zugang: Bleibe flexibel und greife zu jeder Zeit und von jedem Ort auf deine Angebotsverwaltung zu!
• Zeit ist Geld: Spar dir durch die smarte Automatisierung deiner Prozesse Stunden wertvoller Zeit und nutze deine Ressourcen sinnvoll!
• Erweitere deinen Markt: Ob’s dir schmeckt oder nicht: Die Welt ist im digitalen Wandel. Mit CaterSmart erreichst Du nicht nur die Zielgruppe von heute, sondern auch die von morgen und stellst Dich so sicher für die Zukunft auf!
• Höhere Kundenbindung: Die einfache Bedienung spart auch deinen Kunden Zeit und Nerven. Du bindest sie so stärker an dich und dein Unternehmen!
• KI-gestützte Features: Bei CaterSmart musst du kein Autor oder Fotograf sein. Unsere KI-Tools verhelfen dir mit Texten und Fotos zu einer eindrucksvollen Bankettmappe!
• An deiner Seite: Wir sind für dich da. Unser Support hilft dir gern bei deinen Fragen!
• GoBD- und datenschutzkonform: Einfache Datenerfassung, Rechnungserstellung und Angebotsverwaltung entsprechend der rechtlichen Vorgaben!

Für Partyservices, Caterer und Foodtrucks ist CaterSmart besonders geeignet, da es dir ermöglicht, viel Zeit zu sparen indem es deine Prozesse perfektioniert. In einem kostenlosen Beratungsgespräch zeigen wir dir gern, wie CaterSmart dich mit seinen Funktionen im täglichen Geschäft unterstützen kann. Egal, ob es um die Erstellung von Aufträgen oder die Überwachung von Umsatz und Menükosten geht – CaterSmart ist bereit, die Herausforderungen von Party- und Catering-Unternehmen zu meistern, einfach und benutzerfreundlich!

Um mehr über CaterSmart zu erfahren, vereinbare gern einen unverbindlichen Termin mit uns. Wir freuen uns auf Dich!