CaterSmart Office Pro aktivieren
- Gehe zu Einstellungen > Abrechnung.
- Klicke in der Tabelle bei CaterSmart Office Pro auf Abonnieren.
- Nach erfolgreicher Aktivierung erscheint der Reiter Angebote in der Sidebar.
Kundendaten hinzufügen
- Wähle aus bestehenden Kunden aus deiner Mini-CM oder Kundendatenbank.
- Alternativ kannst du einen neuen Kunden anlegen, indem du die Kundendaten manuell eingibst.
- Gib die Rechnungsadresse sowie eine optionale Lieferadresse ein.
- Wähle die Veranstaltungsart aus und definiere, ob die Lieferung an eine deiner Event-Locations, an eine individuelle Adresse oder zur Abholung erfolgt.
Wichtige Daten eingeben:
- Veranstaltungsdatum
- Personenzahl
- Veranstaltungsbeginn
- Lieferzeitfenster
- Angebotsdatum: Standardmäßig ist das Erstellungsdatum vorausgewählt, du kannst es jedoch durch Klick in das Feld ändern.
Angebotsdetails anpassen
- Betreffzeile: Hier erscheint standardmäßig der Text, den du in den Einstellungen hinterlegt hast. Du kannst ihn individuell anpassen.
- Begrüßungs- und Schlusstexte: Diese Texte werden ebenfalls aus deinen Voreinstellungen geladen, können aber manuell bearbeitet werden.
Positionen hinzufügen
- Neue Position erstellen:
- Klicke auf den Button Neue Position.
- Wähle ein Produkt aus deiner Produktdatenbank aus. Vorschläge wie „Lachs“, „Filet“ oder „Spinat“ werden dir automatisch angezeigt.
- Verknüpfte Bilder und Beschreibungstexte aus deiner Datenbank werden übernommen, um das Angebot optisch ansprechend zu gestalten.
- Freie Positionen hinzufügen:
- Für Produkte, die nicht in der Datenbank vorhanden sind, kannst du Name, Anzahl, Einheit, Preis und Mehrwertsteuersatz manuell eingeben.
- Individuelle Anpassungen:
- Für jede Position kannst du die Anzahl, die Einheit (bzw. den Namen der Einheit), den Einzelpreis und den Mehrwertsteuersatz individuell festlegen.
Gruppen erstellen
Gruppen helfen dir, dein Angebot zu strukturieren (z. B. Vorspeisen, Hauptgänge, Desserts).
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Gruppe zu erstellen:
- Neue Gruppe erstellen:
- Klicke auf den Dropdown-Pfeil und wähle Neue Gruppe.
- Benenne die Gruppe (z. B. „Hauptgänge“) und definiere, falls gewünscht, einen Zeitraum (z. B. von 11:00 bis 12:00 Uhr).
- Produkt in Gruppe umwandeln:
- Erstelle ein Produkt, mache einen Rechtsklick darauf und wähle In Gruppe umwandeln.
Produkte in Gruppen hinzufügen:
- Ziehe Produkte einfach per Drag-and-Drop in die gewünschte Gruppe.
Hinweis:
- Gruppen dienen ausschließlich der Strukturierung und können keine Preise, Rabatte oder Steuersätze enthalten.
Brutto- oder Netto-Berechnung festlegen
- Entscheide, ob das Angebot in Brutto (für Privatkunden) oder Netto (für B2B-Kunden) berechnet werden soll.
Rabatte und Aufschläge hinzufügen
- Rabatte auf einzelne Positionen:
- Mache einen Rechtsklick auf die gewünschte Position und wähle Rabatt hinzufügen.
- Es öffnet sich ein Feld unter dem Einzelpreis, in das du beispielsweise „10 %“ eingeben kannst. Der Rabatt wird automatisch vom Netto-Preis abgezogen.
- Gesamtrabatt oder Aufschlag:
- Am unteren Ende des Angebots kannst du einen Rabatt oder Aufschlag hinzufügen.
- Gib beispielsweise „10 % Rabatt“ oder „10 € Rabatt“ ein. Genauso kannst du einen Aufschlag (z. B. „10 €“ oder „10 %“) hinzufügen.
- Klicke auf Speichern, und der Rabatt oder Aufschlag wird in die Gesamtkalkulation eingerechnet.
Angebot speichern
Sobald alle Positionen und Details angepasst sind, kannst du das Angebot speichern. Dein Angebot wird automatisch als Entwurf gespeichert. So lange kannst Du es auch bearbeiten. Erst wenn Du auf “Abschließen” klickst wird dein Angebot GoBD-Konform gesperrt und kann an deinen Kunden versendet werden.
Angebot versenden ->
Im nächsten Artikel erfährst du, welche Optionen CaterSmart für den Versand deines Angebots bietet. Neben den obligatorischen Methoden kannst Du dein Angebot nämlich auch als Landingpage versenden und rechtssicher digital unterzeichnen lassen wie das geht, erfährst Du im Beitrag Angebot versenden.