Angebot abschließen und versenden
Wenn dein Angebotsentwurf fertig ist und du ihn versenden möchtest, musst du ihn zunächst abschließen. Dies geschieht, indem du oben rechts auf den Button Abschließen klickst. Dadurch wird dein Angebot finalisiert und kann nicht mehr bearbeitet werden.
Du hast nun drei Versandoptionen, um das Angebot an deinen Kunden oder Interessenten zu übermitteln.
1. Webseite und eSign (empfohlen)
Die Methode Webseite und eSign wird von CaterSmart empfohlen, da sie zu 99,9 % rechtssicher ist.
Voraussetzungen:
- E-Mail-Adresse des Kunden oder Interessenten
- Handynummer des Unterzeichnenden (zur Identitätsbestätigung und elektronischen Unterschrift)
Funktionsweise:
- Identitätsprüfung:
- Die Handynummer des Kunden wird genutzt, um die Identität des Unterzeichnenden zu bestätigen.
- Der Kunde unterschreibt das Angebot direkt auf seinem Handy.
- Automatische Einbettung:
- Die elektronische Signatur wird automatisch in das Angebots-PDF eingefügt, zusammen mit einer Auftragsbestätigung.
- Betreff hinzufügen:
- Du kannst einen individuellen Betreff für das Angebot eingeben (z. B. „Sehr geehrter Herr Müller, bitte unterzeichnen Sie unser Angebot“).
- Versand:
- Sobald du auf Angebot versenden klickst, erhält der Kunde innerhalb einer Minute eine E-Mail mit einem Link zur Angebots-Webseite.
- Bestätigung:
- Nach der Unterzeichnung erhält der Kunde eine Bestätigungs-E-Mail, der das unterzeichnete Angebot als Anhang beigefügt ist.
- Du erhältst ebenfalls eine Bestätigungs-E-Mail, und das Angebot wird in CaterSmart automatisch auf Angenommen gesetzt.
2. Versand per E-Mail
Diese Methode erfordert nur die E-Mail-Adresse des Kunden oder Interessenten.
Funktionsweise:
- E-Mail-Versand:
- Das Angebot wird direkt aus CaterSmart als E-Mail verschickt.
- Das Angebots-PDF wird automatisch als Anhang hinzugefügt.
- Manueller Prozess:
- Automatisierungen wie die Landingpage und die elektronische Signatur sind mit dieser Methode nicht möglich.
- Alle weiteren Schritte (z. B. Rückmeldung des Kunden oder Statusänderungen) müssen manuell durchgeführt werden.
3. PDF herunterladen und selbst versenden
Die dritte Option ist die manuellste Methode, da du den Versand komplett selbst übernimmst.
Funktionsweise:
- PDF-Download:
- Lade das fertige Angebots-PDF aus CaterSmart herunter.
- Manueller Versand:
- Versende das PDF selbst, z. B. über dein E-Mail-Programm oder einen anderen bevorzugten Kommunikationskanal.
- Keine Automatisierungen:
- Alle Prozesse nach dem Versand (z. B. Rückmeldungen und Statusänderungen) müssen vollständig manuell abgewickelt werden.
Zusammenfassung der Optionen
| Versandmethode | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Webseite und eSign | – Rechtssicher (99,9 %) – Moderne Landingpage – Autom. Auftragsbestätigung | |
| Per E-Mail | – Einfach und schnell | – Keine Automatisierungen oder E-Signatur möglich |
| PDF selbst versenden | – Maximale Kontrolle | – Manuelle Prozesse und keine Automatisierungen |
Nächste Schritte:
Wähle die Versandmethode, die am besten zu dir und deinem Kunden passt. Bei rechtlichen oder organisatorischen Anforderungen empfehlen wir die Webseite und eSign-Methode.