Aus E-Mails werden Anfragen, mit denen Du direkt weiterarbeiten kannst.
Ein vollwertiges E-Mail-Postfach direkt in CaterSmart – nur mit KI, die mitliest, versteht und Dir Arbeit abnimmt. Anfragen, Änderungen und Rückfragen werden automatisch erkannt, wichtige Informationen herausgezogen und die nächsten Schritte vorbereitet.
Liebes CaterSmart-Team, wir feiern am 12. August unser 25-jähriges Firmenjubiläum und möchten …
Hallo zusammen, wir sind doch mehr geworden als gedacht. Statt 48 kommen jetzt 60 Personen …
Guten Tag, eine Frage zum Angebot: Sind die Getränke im Preis pro Person schon enthalten oder …
Liebes CaterSmart-Team,
wir feiern am Dienstag, den 12. August 2026 unser 25-jähriges Firmenjubiläum und möchten den Anlass mit einem Businesslunch in unseren Büroräumen in der Lindenstraße 42, 50674 Köln begehen. Gerechnet wird mit rund 80 Personen.
Gewünscht ist ein leichtes Buffet mit vegetarischen und klassischen Optionen, dazu ein kleines Dessertangebot sowie Wasser, Säfte und Kaffee. Lieferung, Aufbau, Geschirr und Besteck sollten enthalten sein.
Wenn Sie an dem Tag Kapazitäten haben, freuen wir uns über ein unverbindliches Angebot mit Menüvorschlägen.
Beste Grüße
Katharina Moss · Schmitt & Sönke GmbH
Über 160 Cateringbetriebe wachsen mit CaterSmart
Du liest keine 20 Zeilen mehr, um herauszufinden, was der Kunde eigentlich will.
Neue Anfrage? Änderungswunsch? Rückfrage zu einem Angebot? Absage? Lieferantenmail? Die KI analysiert eingehende E-Mails und ordnet sie automatisch ein. Dabei geht es nicht nur um einen hübschen KI-Tag. CaterSmart versteht den Kontext hinter der Nachricht und kann damit direkt weiterarbeiten.
- Anfragen, Änderungen, Absagen und weitere Nachrichtentypen automatisch erkennen
- Relevante Informationen direkt aus dem Fließtext herausziehen
- Zusammengehörige Kommunikation und bestehende Vorgänge erkennen
- Wichtige Nachrichten schneller von allgemeinem E-Mail-Verkehr unterscheiden
Kein manuelles Sortieren. Weniger Lesen. Schneller wissen, was zu tun ist.
Liebes CaterSmart-Team, wir feiern am 12. August unser 25-jähriges Firmenjubiläum und möchten …
Hallo zusammen, wir sind doch mehr geworden als gedacht. Statt 48 kommen jetzt 60 Personen …
Guten Tag, eine Frage zum Angebot: Sind die Getränke im Preis pro Person schon enthalten oder …
Ihre Bestellung vom 18.08. wird am Donnerstag zwischen 06:00 und 08:00 Uhr angeliefert …
Die schönste Anfrage bringt Dir nichts, wenn Datum, Gästezahl oder Budget fehlen.
„Wir planen eine wunderschöne Hochzeit und hätten gerne ein mediterranes Buffet …“ – drei Absätze später weißt Du alles über die Hochzeit. Außer den Dingen, die Du für ein Angebot tatsächlich brauchst. CaterSmart prüft Catering-Anfragen automatisch auf die benötigten Eckdaten.
- Vorhandene Angaben wie Eventart, Datum, Gästezahl, Location oder Budget erkennen
- Fehlende Pflichtangaben sofort sichtbar machen
- Passende Rückfrage an den Kunden automatisch als E-Mail-Entwurf vorbereiten
- Antworten erneut auswerten und die fehlenden Informationen ergänzen
Sobald alles da ist, kann aus der E-Mail ein vollständiger Lead werden und direkt in Deiner Sales Pipeline weiterlaufen. Aus unstrukturiertem E-Mail-Text werden strukturierte Daten – ohne Copy & Paste.
3 von 6 Angaben aus der Anfrage erkannt.
Statt E-Mails zu tippen, sag CaterSmart einfach, was erledigt werden soll.
Der AI Co-Pilot kennt den Kontext Deiner E-Mails und unterstützt Dich direkt dort, wo die Arbeit entsteht. Du musst keine Texte mehr zwischen Deinem Postfach, ChatGPT und CaterSmart hin- und herkopieren.
Jede Aktion landet als Entwurf. Du liest gegen, änderst und gibst frei – nichts verlässt das Haus, ohne dass ein Mensch draufgeschaut hat.
Kein Wechsel mehr zwischen Postfach, CRM, Angebot und ChatGPT.
Der eigentliche Zeitfresser ist oft nicht bloß einzelne E-Mail. Es sind die zehn kleinen Schritte danach: Informationen übertragen, Kunden suchen, Angebot öffnen, Kollegen fragen, Anhänge suchen und irgendwann wieder zurück ins Postfach. Genau deshalb ist das AI-Mailpostfach vollständig in CaterSmart integriert.
- Gmail, Outlook oder bestehende Postfächer per IMAP verbinden
- E-Mails direkt Kontakten und Vorgängen zuordnen
- Informationen ohne Copy & Paste weiterverwenden
- Aus einer Anfrage direkt einen Lead oder Angebotsentwurf erstellen
- Kommunikation für Dein Team zentral nachvollziehbar halten
- Anhänge und Informationen bleiben beim jeweiligen Kunden verfügbar
Die E-Mail ist nicht länger der Anfang von fünf manuellen Arbeitsschritten. Sie wird direkt Teil Deines Prozesses.
Katharina Moss · heute, 12:23
Was bei KI im Postfach zuerst gefragt wird.
Bestehendes Postfach, Kontrolle über das, was rausgeht, und was mit dem Rest der Mails passiert.
Noch Fragen?Alexander ist für Dich da.
Kostenlos und unverbindlich – nur für Dich.
Kontakt aufnehmenKann ich mein bestehendes Postfach weiterbenutzen?
Ja. Du verbindest Gmail, Outlook oder ein beliebiges Postfach per IMAP. Deine Adresse bleibt dieselbe, Deine Kunden merken nichts von der Umstellung – nur Du arbeitest ab dann in CaterSmart statt in fünf Programmen.
Verschickt die KI selbstständig E-Mails?
Nein. Jede Antwort und jede Aktion entsteht als Entwurf. Du liest gegen, änderst und gibst frei. Ohne Freigabe verlässt keine Nachricht das Haus.
Was passiert mit E-Mails, die keine Anfrage sind?
Die bleiben ganz normal in Deinem Postfach. Die KI markiert nur, was sie erkennt – Rechnungen, Newsletter und Lieferantenmails laufen weiter wie bisher, nur eben sortiert.
Wie zuverlässig erkennt die KI die Angaben?
Erkannte Angaben stehen immer sichtbar mit ihrem Wert da und lassen sich mit einem Klick korrigieren. Was nicht sicher erkannt wurde, wird als fehlend markiert statt geraten.
Sehen meine Kolleginnen und Kollegen die Kommunikation?
Ja, wenn Du das willst. E-Mails hängen am jeweiligen Kunden und Vorgang. Wer im Team an dem Auftrag arbeitet, sieht den Verlauf – ohne dass jemand Mails weiterleiten muss.
Kann ich Anweisungen auch sprechen statt tippen?
Ja. Der Co-Pilot nimmt Deine Anweisung per Sprache entgegen und bereitet daraus dieselbe Aktion vor wie bei getipptem Text.
Entdecke mehr von CaterSmart
Entdecke weitere Funktionen unserer Catering Software, die deine Abläufe vereinfachen und dein Team im Alltag entlasten.
In wenigen Schritten startklar.
Kein komplizierter Sales-Prozess. Wir lernen uns kurz kennen, zeigen Dir CaterSmart und kümmern uns anschließend gemeinsam um den Rest.
- 01
Zugang anfragen
Beantworte uns in 30 Sekunden ein paar kurze Fragen zu Deinem Catering-Unternehmen.
- 02
Kurz kennenlernen
Wir schnacken kurz und schauen gemeinsam, ob CaterSmart zu Deinem Unternehmen passt.
- 03
CaterSmart live erleben
In Deiner persönlichen Demo zeigen wir Dir genau die Funktionen, die für Deinen Betrieb relevant sind.
- 04
Gemeinsam durchstarten
Wir richten CaterSmart gemeinsam ein und begleiten Dich persönlich beim Onboarding.
30 Tage Geld-zurück-GarantiePasst es doch nicht, bekommst Du Dein Geld zurück. Ganz einfach.