Catering-CRM: Kundenmanagement, bei dem wirklich alle Infos an einem Ort sind.
Kontaktdaten, E-Mails, Anrufe, Dateien, Dokumente, Events und Umsätze: CaterSmart bringt Deine komplette Kundenhistorie zusammen. Damit jeder im Team sofort weiß, was Sache ist.
50672 Köln
Deutschland
Über 160 Cateringbetriebe wachsen mit CaterSmart
Sag Tschüss zu E-Mail-Suche, Verstreuten Dateien, Wissenslücken, „Wer weiß das?“, Kunden-Chaos.
Kundenwissen gehört ins CRM. Nicht in die Köpfe Deiner Mitarbeiter.
Jeder Kontakt bekommt einen zentralen Ort für alles, was jemals besprochen, verschickt, bestellt oder vereinbart wurde.
- Kundendaten liegen in verschiedenen Systemen.
- Für den aktuellen Stand musst Du Kollegen fragen.
- E-Mails und Anrufe sind über mehrere Postfächer verteilt.
- Anhänge musst Du in alten E-Mails suchen.
- Wie wichtig ein Kunde wirklich ist, bleibt Bauchgefühl.
- Alle Kundendaten liegen zentral im CRM.
- Jeder sieht sofort den aktuellen Stand.
- E-Mails und Anrufe landen direkt beim Kontakt.
- Dateien werden automatisch beim Kunden gesammelt.
- Umsatz, Aktivität und Kundenwert sind direkt sichtbar.
Ein Kontakt. Die ganze Geschichte.
Öffne einen Kunden und Du weißt Bescheid. Kontaktdaten, Ansprechpartner, Adressen und Zuständigkeiten liegen genauso bereit wie sämtliche Aktivitäten rund um die Kundenbeziehung.
- Firmen- und Privatkunden sauber unterscheiden
- Ansprechpartner und Adressen zentral verwalten
- Verantwortlichen Mitarbeiter direkt zuweisen
- Komplette Kundenhistorie jederzeit nachvollziehen
„Was war da nochmal?“ kannst Du Dir sparen.
E-Mail geschrieben? Telefoniert? Angebot besprochen? Notiz hinterlassen? CaterSmart hält die Kommunikation beim richtigen Kontakt zusammen. So kann jeder Mitarbeiter dort weitermachen, wo der letzte aufgehört hat.
- E-Mail-Verläufe automatisch dem Kontakt zuordnen
- Telefonate manuell oder automatisch dokumentieren
- Notizen direkt beim Kunden hinterlegen
- Aktivitäten chronologisch im Feed nachvollziehen
Hier noch die Gäste als Doc und Excel
Übermittlung der Gästeliste als Dokument für eine bestehende Catering-Anfrage.
Hier noch ein Lageplan wie besprochen > Am 29.07.2026 um 10:40 schrieb…
Ergänzung zur Catering-Anfrage für Firmenfeier am 18.09.2026 in Berlin mit Lageplan-Hinweis
Selbst Telefonate verschwinden nicht mehr im Nirgendwo.
Rufe direkt aus CaterSmart an oder dokumentiere Gespräche mit wenigen Klicks. Mit der Sipgate-Anbindung können Telefonate sogar automatisch erfasst und transkribiert werden.
- Kontakte direkt aus dem CRM anrufen
- Anrufe und Ergebnisse automatisch festhalten
- Sipgate-Telefonate dem richtigen Kunden zuordnen
- Gesprächsinhalte per Transkript nachvollziehen
Nummer wählen oder Kontakt suchen — Dein Telefon klingelt zuerst.
Nie wieder: „Wann hat der Kunde den Lageplan geschickt?“
Menükarten, Gästelisten, Sitzpläne, Lagepläne oder Ablaufpläne: Dateien aus der E-Mail-Kommunikation sammelt CaterSmart automatisch beim richtigen Kontakt. Eigene Dateien kannst Du natürlich genauso ablegen.
- E-Mail-Anhänge automatisch beim Kunden sammeln
- Eigene Dateien jederzeit hochladen
- PDFs, Bilder, Tabellen und Dokumente zentral ablegen
- Dateien filtern und in Sekunden wiederfinden
Der Kunde schickt die Datei. CaterSmart legt sie ab.
Oder frag einfach: „Was ist der Stand bei diesem Kunden?“
Statt selbst durch E-Mails, Notizen und Aktivitäten zu gehen, fragst Du CaterSmart. Die KI fasst Dir zusammen, was zuletzt passiert ist und was für den nächsten Schritt wichtig ist.
Wie der Copilot sonst noch mitarbeitet, steht auf der Seite zum AI-Copilot.
Du kennst nicht nur den Namen. Du kennst den Wert des Kunden.
CaterSmart zeigt Dir, wie sich eine Kundenbeziehung tatsächlich entwickelt: von der letzten Aktivität über Bestellungen und Umsatz bis zur Annahmequote und Zahlungsmoral.
- Gesamtumsatz und Bestellwert im Blick
- Angebots- und Annahmequote nachvollziehen
- Letzten Kontakt und Kundenaktivität erkennen
- Offene Posten und Zahlungsmoral einsehen
- Zufriedenheit aus dem CSAT-Feedback direkt am Kunden sehen
Und Deine Kunden? Bedienen sich einfach selbst.
Leg Deinen Kunden einen eigenen Zugang an — im Branding Deines Betriebs. Dort sehen sie ihre Bestellungen, ziehen sich Rechnungen und Lieferscheine selbst und bekommen genau die Preise und Pakete, die für sie gelten.
- Zugang pro Kunde anlegen, komplett in Deinem Branding
- Kundengruppen mit eigenen Preisen und eigenen Paketen
- Frühere Bestellungen jederzeit selbst einsehen
- Rechnungen, Lieferscheine und Mahnungen direkt abrufen
- Sicherer Login, eigene Accountverwaltung inklusive
Weniger Rückfragen zu Belegen, weniger Nachschicken von Rechnungen — Dein Kunde findet beides selbst.
Melde Dich mit Deiner E-Mail-Adresse an. Du erhältst einen sicheren Login-Link per E-Mail.
Was Caterer vor dem Wechsel wissen wollen.
Zuordnung, Rechte, Telefonie und der Unterschied zur Sales-Pipeline.
Noch Fragen?Alexander ist für Dich da.
Kostenlos und unverbindlich – nur für Dich.
Kontakt aufnehmenLanden E-Mails wirklich automatisch beim richtigen Kunden?
Ja. Eingehende und ausgehende Nachrichten werden dem passenden Kontakt zugeordnet und erscheinen in seinem Verlauf. Dein Team muss also nichts kopieren oder weiterleiten, damit die Kommunikation am Kunden hängt.
Was passiert mit den Anhängen aus diesen E-Mails?
Die sammelt CaterSmart im Dateibereich des Kontakts – Menükarten, Gästelisten, Lagepläne oder Sitzpläne liegen damit dort, wo der Kunde sie hingeschickt hat. Eigene Dateien kannst Du zusätzlich hochladen.
Brauche ich für die Telefonie eine bestimmte Anlage?
Anrufe kannst Du immer manuell dokumentieren. Für die automatische Erfassung inklusive Transkript gibt es die Anbindung an Sipgate – das Gespräch wird dann dem richtigen Kontakt zugeordnet.
Sehen alle Mitarbeiter alle Kunden?
Das steuerst Du über Rollen und Zuständigkeiten. Jeder Kontakt kann einem verantwortlichen Mitarbeiter zugewiesen werden, und die Rechte Deines Teams gelten auch im CRM.
Kann ich bestehende Kundendaten übernehmen?
Kontakte lassen sich importieren, statt sie einzeln anzulegen. Was genau übernommen werden kann, hängt vom Format Deiner bisherigen Liste ab – das schauen wir uns im Gespräch gemeinsam an.
Was unterscheidet das CRM von der Sales-Pipeline?
Die Pipeline zeigt den Weg einer einzelnen Anfrage bis zum Auftrag. Das CRM zeigt den Kunden über alle Anfragen hinweg: seine Historie, seine Dateien, seinen Umsatz und seine Zufriedenheit.
Entdecke mehr von CaterSmart
Entdecke weitere Funktionen unserer Catering Software, die deine Abläufe vereinfachen und dein Team im Alltag entlasten.
In wenigen Schritten startklar.
Kein komplizierter Sales-Prozess. Wir lernen uns kurz kennen, zeigen Dir CaterSmart und kümmern uns anschließend gemeinsam um den Rest.
- 01
Zugang anfragen
Beantworte uns in 30 Sekunden ein paar kurze Fragen zu Deinem Catering-Unternehmen.
- 02
Kurz kennenlernen
Wir schnacken kurz und schauen gemeinsam, ob CaterSmart zu Deinem Unternehmen passt.
- 03
CaterSmart live erleben
In Deiner persönlichen Demo zeigen wir Dir genau die Funktionen, die für Deinen Betrieb relevant sind.
- 04
Gemeinsam durchstarten
Wir richten CaterSmart gemeinsam ein und begleiten Dich persönlich beim Onboarding.
30 Tage Geld-zurück-GarantiePasst es doch nicht, bekommst Du Dein Geld zurück. Ganz einfach.