Die Software für Eventlocations, bei der kein Raum doppelt gebucht wird.
Du vergibst Deine Räume nach Uhrzeit statt für den ganzen Tag. Aufbau und Abbau sind automatisch eingeplant, und Angebot, Kalender und Online-Shop sehen immer dieselbe Belegung.
Über 160 Cateringbetriebe wachsen mit CaterSmart
Sag Tschüss zu Doppelbuchungen, Belegungsplänen in Excel, „Ist der Saal noch frei?“, Hin und Her per Mail, Dem Kalender an der Wand.
Ein normaler Kalender kennt Termine. Aber keine Räume.
Er weiß nichts von Aufbauzeiten, offenen Angeboten oder Deinem Online-Shop. Für eine Eventlocation reicht das nicht.
- Ein Termin blockiert gleich den ganzen Tag.
- Aufbau und Abbau werden nicht mit eingerechnet.
- Solange der Kunde überlegt, kann jemand anders den Raum buchen.
- Feiern bis nach Mitternacht lassen sich kaum eintragen.
- Online wählen Kunden Zeiten, die längst belegt sind.
- Gebucht ist nur die Zeit, die wirklich belegt ist.
- Aufbau und Abbau sind automatisch eingeplant.
- Sobald Du ein Angebot schreibst, ist der Raum vorgemerkt.
- Feiern bis 2 Uhr nachts trägst Du einfach ein.
- Online sehen Kunden nur Zeiten, die noch frei sind.
Ein Meeting am Vormittag blockiert nicht den ganzen Tag.
Der Konferenzraum ist von 11 bis 12 Uhr gebucht. Davor und danach kannst Du ihn weiter vergeben. CaterSmart zeigt Dir, wann ein weiterer Termin noch beginnen kann.
- Termine auf die Viertelstunde genau
- Aufbau und Abbau sind automatisch eingeplant
- Liegen zwei Termine direkt hintereinander, zählt die Umbauzeit nur einmal
- Feiern bis nach Mitternacht trägst Du ganz normal ein
Schon beim Angebot ist der Raum für Dich vorgemerkt.
Du wählst im Angebot den Raum und siehst sofort, ob er zu der Uhrzeit frei ist. Ab dann ist er vorgemerkt. Online kann ihn kein anderer Kunde mehr fest buchen.
- Alle Räume auf einen Blick, mit Größe und freien Zeiten
- Ist ein Raum belegt, siehst Du, ab wann er wieder frei ist
- Sagt der Kunde zu, ist der Raum fest gebucht. Sagt er ab, wird er wieder frei
- Zwei Angebote für denselben Raum? Geht, CaterSmart weist Dich darauf hin
Wie das Angebot selbst entsteht, zeigt die Seite Angebote & E-Signatur.
Bei der Anfrage sehen Kunden nur freie Zeiten.
Im Online-Shop und im Anfrageformular können Deine Kunden nur Räume und Uhrzeiten wählen, die wirklich frei sind. Ist nichts frei, können sie trotzdem eine Anfrage schicken.
- Schon beim Datum steht, wann der Raum noch frei ist
- Zu viele Gäste für den Raum? Der Kunde sieht es sofort, das Formular schlägt einen größeren Raum vor
- Hat der Kunde schon eine Uhrzeit eingetragen, bleibt sie stehen
- Wer den Raum sonst gebucht hat, sieht der Kunde nicht
Mehr zum Online-Shop und zum Anfrageformular.
Zwei Kunden wollen denselben Saal. Nur einer bekommt ihn.
Buchen zwei Kunden im selben Moment denselben Saal, bekommt ihn nur einer. Der andere kann eine Anfrage schicken, und Du meldest Dich mit einem Angebot.
- 20 Minuten reserviertWährend der Kunde bezahlt, kann niemand sonst den Raum buchen.
- Keine fremden NamenDeine Kunden sehen nie, wer einen Raum gebucht hat.
- Niemand wird abgewiesenIst nichts frei, kann der Kunde eine Anfrage schicken.
Kunde fragt am Telefon? Du siehst sofort, was frei ist.
Datum und Dauer eingeben, fertig. CaterSmart zeigt Dir für jeden Raum, wann er an diesem Tag frei ist.
- Auf Wunsch prüfst Du gleich eine bestimmte Uhrzeit
- Direkt von dort den Raum sperren oder ein Angebot anlegen
- Öffnet sich aus dem Kalender oder mit Strg/Cmd + K
Mehr zu Terminen und Sperrtagen steht auf der Seite Kalender.
Räume einrichten, sperren und immer wissen, wer was gebucht hat.
Einmal einrichten
Für jeden Raum legst Du einmal fest: Öffnungszeiten, wie viele Gäste reinpassen, wie lange Aufbau und Abbau dauern und wo er buchbar ist.
Räume sperren
Renovierung, Betriebsferien oder eigene Nutzung: Du sperrst den Raum am Stück oder zu festen Zeiten, zum Beispiel Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr.
Alles im Kalender
Dein Belegungsplan für alle Räume: Jeder Raum hat seine Farbe, ein Symbol zeigt, ob ein Termin nur vorgemerkt oder fest gebucht ist.
Alles nachvollziehbar
Du siehst, wer wann welchen Raum gebucht, verschoben oder gesperrt hat. Wird ein Raum doch doppelt belegt, bekommst Du eine E-Mail.
Entdecke mehr von CaterSmart
Entdecke weitere Funktionen unserer Catering Software, die deine Abläufe vereinfachen und dein Team im Alltag entlasten.
Was Eventlocations vorher wissen wollen.
Feiern bis nach Mitternacht, Doppelbuchungen und was Deine Kunden sehen.
Noch Fragen?Alexander ist für Dich da.
Kostenlos und unverbindlich – nur für Dich.
Kontakt aufnehmenWas ist mit Feiern bis nach Mitternacht?
Ganz normal. Endet eine Feier nach Mitternacht, trägst Du einfach die Endzeit ein. CaterSmart rechnet sie dem nächsten Tag zu. Eine Hochzeit von 18 bis 2 Uhr blockiert den Raum also bis 2 Uhr nachts.
Kann ich einen Raum trotzdem doppelt buchen?
Ja, wenn Du das willst. Ist der Raum schon fest gebucht, fragt CaterSmart nach. Mit „Trotzdem buchen“ geht es weiter, zum Beispiel wenn Du das mit dem anderen Kunden geklärt hast. Das entscheidest immer Du, nie der Online-Shop. Im Verlauf steht danach, wer es war.
Sieht der Kunde, wer den Raum gebucht hat?
Nein. Im Online-Shop und im Anfrageformular sieht er nur, ob der Raum zu seiner Zeit frei ist. Keinen Namen, keine Nummer, keinen Grund.
Was passiert, wenn kein Raum frei ist?
Der Kunde kann trotzdem anfragen. Im Online-Shop wird aus der Buchung eine Anfrage („Anfrage senden – wir melden uns mit einem Angebot“), das Anfrageformular lässt sich immer abschicken. Du meldest Dich dann mit einem Angebot.
Wie lange bleibt ein Raum für ein Angebot vorgemerkt?
Bis der Kunde zusagt oder absagt, bis Du das Angebot stornierst oder es über „Angebot anpassen“ durch ein neues ersetzt. Von allein läuft die Vormerkung nicht ab. Damit nichts liegen bleibt, zeigt die Angebotsliste, seit wann ein Angebot einen Raum blockiert.
Kann ich zwei Säle zu einem großen zusammenlegen?
Noch nicht. Jeder Raum wird einzeln gebucht.
Kann ich bei mehrtägigen Events jeden Tag einen anderen Raum nehmen?
Nein. Eine Buchung hat einen Raum für alle Tage. Auf Rechnung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Gutschrift stehen aber alle Tage mit Datum, Personenzahl und Uhrzeit.
Bekommt der Kunde bei einem Storno automatisch Bescheid?
Nein. Stornierst Du eine Bestellung, ist der Raum wieder frei. Den Kunden informierst Du selbst, und um eine Erstattung kümmerst Du Dich auch selbst.
In wenigen Schritten startklar.
Kein komplizierter Sales-Prozess. Wir lernen uns kurz kennen, zeigen Dir CaterSmart und kümmern uns anschließend gemeinsam um den Rest.
- 01
Zugang anfragen
Beantworte uns in 30 Sekunden ein paar kurze Fragen zu Deinem Catering-Unternehmen.
- 02
Kurz kennenlernen
Wir schnacken kurz und schauen gemeinsam, ob CaterSmart zu Deinem Unternehmen passt.
- 03
CaterSmart live erleben
In Deiner persönlichen Demo zeigen wir Dir genau die Funktionen, die für Deinen Betrieb relevant sind.
- 04
Gemeinsam durchstarten
Wir richten CaterSmart gemeinsam ein und begleiten Dich persönlich beim Onboarding.
30 Tage Geld-zurück-GarantiePasst es doch nicht, bekommst Du Dein Geld zurück. Ganz einfach.