Wie MAINCATERING den kompletten Betrieb digitalisiert hat

Die Ausgangslage

Ein Caterer besteht nicht nur aus dem Büro. Es gibt den Einkauf, die Küche, die Packerei, die Fahrer – und jeder braucht andere Angaben aus demselben Auftrag. Früher hat das Büro sie herausgeschrieben, für jede Abteilung einzeln.

Das kostete vor jedem Event Zeit. Und es ging schief, sobald sich etwas änderte: Meldet der Kunde am Vortag zwanzig Gäste mehr, stimmen Einkaufsliste, Küchenzettel und Packliste nicht mehr. Der Fahrer hat seinen Ausdruck dann meistens schon dabei.

Die Umstellung

Angefangen hat es im Verkauf. Anfragen kommen über das Formular und den Onlineshop herein und liegen in der Sales-Pipeline, Angebote gehen als Landingpage raus und werden digital unterschrieben.

Dann kam der Teil, den sonst kaum jemand digital hat: die Functionsheets. Jede Abteilung hat eine eigene Vorlage. Die Küche sieht Mengen und Zeiten, der Einkauf, was fehlt. Packerei und Fahrer arbeiten mit derselben Packliste, beim Fahrer stehen Route und Eventdaten daneben. Kommen am Vortag zwanzig Gäste dazu, trägt das Büro die Zahl einmal ein, und alle Vorlagen stimmen wieder.

Am Ende steht die Abrechnung. Die Rechnung entsteht aus dem Angebot, Mahnungen laufen von selbst, die Buchhaltung bekommt ihre Belege. Und nach dem Event fragt CaterSmart den Kunden, wie es war.

Das Ergebnis

Drei Dinge haben sich verändert:

1. Vor jedem Event muss niemand mehr Unterlagen zusammenstellen.
2. Eine Änderung wird einmal eingetragen und steht danach in jeder Abteilung.
3. Vom ersten Kontakt bis zum Feedback nach dem Event kommt kein zweites Programm vor.