Automatische Anzahlungsrechnungen

Anzahlungsrechnungen im Catering-Bereich sind ein bewährtes Mittel, um finanzielle Planungssicherheit zu schaffen – sowohl für dich als Caterer als auch für deine Kundinnen und Kunden. Gerade bei größeren Veranstaltungen oder langfristigen Buchungen ist es wichtig, frühzeitig einen Teilbetrag abzusichern. Mit CaterSmart kannst du Anzahlungsrechnungen im Catering automatisiert erstellen – zeitsparend, übersichtlich und zuverlässig.

Warum sind Anzahlungsrechnungen im Catering wichtig?

Viele Catering-Aufträge haben lange Vorlaufzeiten. Eine Anzahlungsrechnung im Catering sichert nicht nur deine Liquidität, sondern reduziert auch das Risiko von kurzfristigen Stornierungen. Gleichzeitig zeigt sie deinen Kundinnen und Kunden Professionalität und Verbindlichkeit.

Automatische Anzahlungsrechnungen in CaterSmart

In CaterSmart kannst du festlegen, wann und wie Anzahlungsrechnungen automatisch erstellt und versendet werden. Damit sparst du dir den manuellen Aufwand und minimierst Fehlerquellen. Die Einstellung für die automatischen Anzahlungsrechnungen findest Du unter “Einstellungen -> Rechnungen“

Klicke auf den Toggle-Schalter, um die Einstellung zu aktivieren und Einstellungen vorzunehmen:

1. Höhe der Anzahlungsrechnung (Standardwert in Prozent)

Hier legst du fest, welcher Prozentsatz der Gesamtsumme bei Angebotsannahme automatisch in Rechnung gestellt wird, zum Beispiel 30 Prozent.

Dieser Wert ist eine Standardeinstellung, die du für jedes Angebot individuell anpassen kannst.

2. Mindestbruttobetrag für Anzahlungsrechnungen

Mit diesem Betrag definierst du, ab welchem Angebotswert überhaupt eine Anzahlungsrechnung erstellt werden soll.

Liegt der Angebotspreis unter diesem Schwellenwert, wird keine Anzahlungsrechnung erzeugt.

3. Standardbetreff der Anzahlungsrechnung

Dieser Text erscheint im PDF-Dokument der Anzahlungsrechnung automatisch als Betreffzeile.

CaterSmart liefert dir hier einen vorausgefüllten Vorschlag, den du jederzeit anpassen kannst.

4. Name der Anzahlungsposition

CaterSmart generiert automatisch eine Rechnungsposition in der Anzahlungsrechnung.

Wie diese aussieht, kannst Du hier eingeben.

Wir empfehlen die, die Standardeinstellung mit dem von uns vorgegebenem Muster zu Übernehmen :

{{deposit_percentage}} Anzahlung zu Angebot “{{proposal_number}}”

5. Aktion nach Angebotsannahme

Wähle im Dropdown-Menü, was nach Angebotsannahme geschehen soll:

• Anzahlungsrechnung automatisch versenden
• Anzahlungsrechnung nur als Entwurf erstellen

Unsere Empfehlung: Lass CaterSmart die Rechnung automatisch versenden, um nichts zu vergessen und den Prozess vollständig zu automatisieren.

Keine Panik: Solltest Du mal bei einem Angebot besondere Zahlungsmodalitäten haben oder die Funktion sogar ganz ausschalten, so kannst Du diese Option je Angebot immer auch deaktivieren oder anpassen. So behältst Du immer die volle Kontrolle für jeden Auftrag.

6. Einleitungstext und Schlusstext der Anzahlungsrechnung

Hier kannst du eigene Texte hinterlegen, die nur in der Anzahlungsrechnung erscheinen – beispielsweise Hinweise zur Zahlung oder eine persönliche Nachricht an den Kunden.

Anwendung im Angebotsprozess

Sobald du ein neues Angebot erstellst, werden deine Standardeinstellungen übernommen, zum Beispiel:

• 30 % Anzahlung
• Rechnung wird automatisch versendet

Möchtest du für ein einzelnes Angebot keine Anzahlungsrechnung erstellen, kannst du diese Funktion ganz einfach im Bearbeitungsmodes des jeweiligen Angebots auch deaktivieren. Ebenso kannst du bei Bedarf den Prozentsatz situationsabhängig anpassen, zum Beispiel auf 50 %.

Fazit: Mehr Effizienz durch Automatisierung

Mit der automatischen Anzahlungsrechnung für Catering-Aufträge in CaterSmart sparst du jeden Monat wertvolle Stunden und reduzierst das Risiko, Zahlungen zu vergessen oder zu spät zu versenden.

Das Tool ist ideal für alle Caterer, die professionell auftreten, ihren Cashflow sichern und manuelle Arbeit minimieren wollen.

Du hast Fragen oder möchtest Unterstützung beim Einrichten deiner Anzahlungslogik?

Unser Support-Team hilft dir gerne weiter.